[PM부트캠프6기] 0317 Today I learned

오늘은 오전 스크럼 때 어제 못다한 정리를 마저 다 하고 스크럼 진행 후 2일차 내용을 수행했다.

 

2일차는 사용자에게 서비스가 전달되는 과정을 이해해보는 것이었다.

처음에는 팀원들과 결정권자(기업)의 여정과 사용자(직원)의 여정을 나눠서 생각해보자! 한 후, 각자가 맡은 것을 조사해봤는데 나도 협업툴에 대해 조사를 해보면서 이걸 특정 툴로 잡고 가야할 지, 아니면 보편적인 툴로 가야할 지 고민이 되었는데 팀장님께서 먼저 논의 사항으로 꺼내주셔서 팀원들과 다시 논의해봤다.

 

논의를 진행했음에도 불구하고, 먼가 애매한 덩어리?가 남아있는 기분...

그래서 튜터님께도 도움을 요청하면서 최종적으로 협업툴의 결은 통일하되, 먼저 페르소나를 같이 정하고 시작하자가 돼서 페르소나를 같이 정의해보았다.

(같이 페르소나를 정리하고 시작하니 특정 툴로 잡게 되었고 이후에 쉽게 갈 수 있었던 것 같다!)

 

그렇게 정한 우리조의 페르소나!

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• 결정권자
  • 이름: 이재용
  • 나이: 42세
  • 회사 규모: IT 스타트업(직원 70명)
  • 직무: 제품팀 팀장
  • 주요 역할: 팀 운영 및 프로젝트 관리
  IT 스타트업 회사 High-Five의 팀장 이재용 씨(42)는 제품팀의 팀장으로 팀 운영 및 프로젝트 관리를 담당한다. 팀에서는 Google Docs로 문서 정리를 하고 카카오톡으로 소통하며 일정을 공유한다. 그는 현재 팀의 업무 효율이 굉장히 떨어진다고 생각하고 있다. 문서를 확인하기 위해 여러 페이지를 열어야 하고, 가시성이 떨어지며, 공유 전까지는 업무 상태를 확인하기 힘들기 때문이다. 이런 고민이 있던 재용 씨는 타 부서 팀장과 술자리에서 자신의 고민을 이야기했고, 그 자리에서 Notion과 Slack을 추천받아 다음날 시험 도입을 해 보게 된다.

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• 실 사용자
  • 이름: 장그래
  • 나이: 27세
  • 회사 규모: IT 스타트업(직원 70명)
  • 직무: 제품팀 PM(주니어)
  • 주요 역할: 기능 기획 및 문서 작성, 개발자와 협업, 일정 관리
  IT 스타트업 회사 High-Five에 갓 입사한 장그래 씨(27)는 요즘 업무에 적응하느라 정신이 없다. 게중 가장 힘든 점은 여러 정보가 분산되어 있어 프로젝트마다 소통이 지연되고 있다는 점이다. 업무 일정 조율은 카카오톡을 통해 소통 후 Google Docs 엑셀 시트에 옮겨야 하고, 회의록은 워드 시트에 작성되어 있고, 여기저기 흩어진 내용들을 본인만의 자료에 다시 취합해서 확인 중이라 두번 세번 일을 하는 것 같은 느낌이 든다. 그러던 중 이재용 팀장의 지시 하에 부서 협업 툴을 Google Docs에서 Notion으로 교체하게 된다. 하나의 워크스페이스 내에서 팀의 문서를 구조적으로 정리할 수 있게 되어, 필요한 자료를 탐색하는 비용이 줄었다. 업무 파악에 쏟던 시간이 줄고 본업에 더 집중할 수 있게 된 장그래 씨는 요즘 출근하는 발걸음이 가벼워졌다. 평소 카카오톡을 사적 연락 수단으로 사용하던 장그래 씨는, 입사 후 회사 단톡방이 생기면서 공적 연락과 사적 연락이 뒤섞이기 시작했다. 퇴근 후에도 울리는 업무 알림에 피로함을 느끼던 중, 팀의 공식 소통 채널이 카카오톡에서 Slack으로 변경되며 업무 대화가 Slack으로 분리되었다. 사생활과 업무에 경계가 생겼고, 채널 별로 소통 창구가 구분되어 필요한 대화를 찾기 수월해졌다. 스레드 기능 덕분에 논의 별로 대화 맥락을 보존할 수 있게 되면서, 장그래 씨는 업무 효율이 높아졌다고 느끼고 있다.

나는 실사용자 장그래님의 여정 지도를 피그마로 그려보았다.

→ 기존 업무 환경에서 새로운 협업 툴로 넘어가는 과정을 5단계로 나타내보았다.. 
초반에는 카톡, 엑셀, 워드를 오가며 정보를 찾는데 진을 다 빼서 감정 곡선이 최저점에 있고, 중반에 툴을 바꾸는 과정에서 새로운 도구에 대한 막막함은 있지만 기존 데이터를 쉽게 보는 기능이 허들을 낮춰준다.
그러고 슬랙이랑 노션의 구조화를 경험하며 정보 탐색 시간이 줄어들고 업무에 몰입하며 감정 곡선이 매우 만족으로 상승하는 과정을 담아내보았다. 
즉 이 지도는 정보 파편화가 해결될 때 사용자의 직무 만족도가 어떻게 극대화 되는지를 보여주는 근거로 사용할 수 있다.

 

그러고 서비스 및 데이터 흐름을 조사해보라는데 솔직히 처음에는 멀 조사해야하지 싶어서 이게 왜 필요한지부터 이해하려고 했다.

• 서비스 및 데이터 흐름을 정의하는 이유: 단순히 좋은 툴을 도입하는 것을 넘어 실제로 사용자의 업무 시간을 줄여주는 시스템적 근거를 마련하기 위함.

그래서 나는 세개의 흐름으로 나누어 보았다.

• 데이터 통합: 여기저기 흩어진 메시지 데이터를 한곳(Notion DB 등)으로 수집하는 흐름.
• 맥락 연결: 대화 데이터(Slack)와 문서 데이터(Notion)를 연결하는 연동 데이터 설계.
• 알림 제어: 사용자의 업무 시간 데이터를 기반으로 알림을 제어하는 필터 로직 설계.

이후 PM의 역할과 개선 포인트에 대해서도 정리를 해봤다.

• 사용자 문제
  • 전환 비용: 사용자가 A앱에서 결정을 내리고 B앱에 기록하는 과정에서 데이터가 유실되거나 에러가 발생함.
  • 탐색 효율 저하: “그때 팀장님이 뭐라 그랬지?를 찾기 위해 3개 이상의 파일을 뒤져야함.
  • 공과사 경계 모호: 공/사 구분이 안되어 사용자가 서비스에 대해 피로감을 느끼고 이탈할 가능성이 있음.
• 개선 포인트
  • 슬랙-노션 연동: 슬랙 메시지 우측 메뉴에 '노션 페이지로 보내기' 버튼을 기본 탑재하여 데이터 기록.
  • 방해 금지 모드: 예약된 시간에 알림을 자동으로 끄는 기능
• PM의 역할
  • [사용자 유입 및 온보딩] 단계에서 가장 큰 영향력을 발휘
  • 장그래가 “카톡/구글독스 보다 이게 훨씬 편하네!”라고 느낄 수 있도록 해당 협업툴만의 ‘아하 모먼트’를 설계하는 것이 핵심 역할
  • 즉 기존 데이터를 얼마나 쉽고 완벽하게 우리 서비스로 이동 시켜주는가?에 대한 아하 모먼트 설계
• 인사이트
  • 현재 슬랙-노션 연동과 방해 금지 모드는 슬랙에서 해결한 포인트들이라 뭔가 나만의 인사이트를 위해 이 기능을 조금 디벨롭 해본다면, 현재 슬랙 → 노션으로 가는 단계가 3차례로 나뉘어지는데 이 과정을 축소 시키는 것도 하나의 개선 포인트가 될 수 있을 것이라 생각했다.
  • 협업툴은 굉장히 종류가 다양해서 페르소나를 어떻게 설정하느냐에 따라 바라보는 시각이 엄청 다양하다는 점...(우리조가 처음에 해맸던 이유도 바로 이것...)
  • 슬랙/노션 이런 협업툴은 각각 소통/문서화 구분해서 같이 사용하고 해야하지만,  팀즈 같은 경우는 하나로 소통과 문서화를 같이 작업할 수 있다. (굉장히 다양함...)
  • 조사하면서 협업툴간에 장단점을 간략하게 조사해봤는데 스타트업같은 기업에서 가장 선호하고 많이 사용하는 슬랙은 압도적인 외부 앱 연동성, 캐주얼한 소통 방식, 강력한 검색기능이 장점이지만 높은 비용, 정보 과부하 문제가 존재한다. 또, MS팀즈는 대기업에서 자주 사용하며, 기존 ms 오피스와의 완벽한 호환성, 보안 수준을 충족하지만 슬랙에 비해 다소 무거운 인터페이스(보안문제)와 복잡한 UI문제가 있다. 이외에 국산 툴(잔디, 플로우, 두레이 등)도 다양하지만 글로벌 서비스에 비해 생태계가 아직은 부족하다.